BTW terugvragen bij een zakelijke auto: zo werkt het

Wanneer kun je BTW terugvragen?

De basisregel is simpel: je kunt BTW op autokosten aftrekken voor zover je de auto gebruikt voor BTW-belaste omzet. Ben je een gewone BTW-ondernemer die facturen met BTW stuurt, dan kom je in aanmerking. Verricht je (deels) vrijgestelde prestaties, zoals bepaalde zorg-, onderwijs- of financiële diensten, dan is de aftrek beperkt of vervalt hij helemaal.

De aftrek geldt niet alleen voor de aanschaf of de leasetermijnen, maar ook voor de lopende kosten: brandstof, onderhoud, banden, wasstraat en reparaties. Voorwaarde is steeds dat je facturen op naam van je onderneming hebt en dat je de kosten zakelijk kunt verantwoorden.

BTW bij koop, financial lease en operational lease

Koop je de auto, dan staat de volledige BTW op de aankoopfactuur en vraag je die (voor zover je recht op aftrek hebt) in één keer terug in de eerstvolgende BTW-aangifte. Bij een auto van bijvoorbeeld 30.000 euro exclusief BTW gaat het om 6.300 euro BTW: een fors bedrag dat je snel terugziet.

Bij financial lease werkt het vergelijkbaar: je wordt economisch eigenaar en ontvangt bij aanvang een factuur waarop de volledige BTW over de aanschafprijs staat. Die vraag je in één keer terug. Let er wel op dat veel leasemaatschappijen vragen om de BTW bij aflevering zelf te voldoen; je financiert het bedrag dan kort voor, totdat de Belastingdienst het terugstort. Plan je liquiditeit daarop.

Bij operational lease koop je geen auto maar een dienst: het gebruik. Je ontvangt maandelijkse facturen met BTW en vraagt die BTW telkens per aangiftetijdvak terug. Je spreidt het BTW-effect dus over de looptijd in plaats van één groot bedrag vooraf.

De privécorrectie: betalen voor privégebruik

Gebruik je de zakelijke auto ook privé, dan moet je daarvoor BTW terugbetalen via een jaarlijkse correctie in de laatste aangifte van het jaar. Belangrijk om te weten: voor de BTW telt woon-werkverkeer als privégebruik, anders dan bij de bijtelling in de inkomstenbelasting.

Je hebt twee opties. De eerste is een sluitende kilometeradministratie: je berekent dan de werkelijke verhouding tussen zakelijke en privékilometers en corrigeert de afgetrokken BTW naar rato. De tweede en meest gebruikte optie is het forfait: je betaalt jaarlijks 2,7 procent van de cataloguswaarde van de auto, inclusief BTW en BPM, als correctie.

Er geldt een verlaagd forfait van 1,5 procent in twee situaties: als je bij aankoop geen BTW kon aftrekken, bijvoorbeeld bij een marge-auto, of vanaf het vijfde jaar na het jaar van ingebruikname. Bij weinig privégebruik kan de kilometeradministratie voordeliger zijn dan het forfait; een korte doorrekening met je boekhouder wijst dat snel uit.

Bestelauto en BTW: vaak het gunstigst

Gebruik je een bestelauto uitsluitend zakelijk, dan is er geen privégebruik en dus ook geen privécorrectie: je trekt simpelweg alle BTW af. Dit komt in de praktijk veel voor bij bestelauto's die op het bedrijf blijven of alleen voor klussen en leveringen worden gebruikt.

Rijd je met de bestelauto ook privé of woon-werk, dan geldt in principe dezelfde correctiesystematiek als bij een personenauto: werkelijke verhouding of het forfait. Wisselen meerdere medewerkers de bestelauto af, waardoor privégebruik lastig is vast te stellen, dan bestaat er een aparte praktische regeling met een vast laag bedrag per jaar. Vraag je boekhouder of die regeling op jouw situatie past.

Praktische tips voor je administratie

Zorg dat alle autofacturen op naam van je onderneming staan en bewaar ze in je administratie. Verwerk de BTW per aangiftetijdvak en zet de jaarlijkse privécorrectie in je agenda voor de laatste aangifte van het jaar, want die wordt in de praktijk nogal eens vergeten.

Twijfel je tussen leasevormen, weeg dan ook het BTW-aspect mee: bij financial lease vraag je één groot bedrag vooraf terug maar moet je dat vaak eerst voorschieten, bij operational lease loopt de BTW gelijkmatig mee met de maandtermijnen. Vergelijk en reken de scenario's door op deze site; een concrete offerte voor financial lease vraag je vervolgens aan via onze partner financiallease.nl.

Tot slot: BTW-regels kennen uitzonderingen en je persoonlijke situatie kan afwijken. De genoemde percentages en bedragen zijn indicatief. Leg je keuze daarom altijd even voor aan je boekhouder of fiscalist voordat je tekent.